จ่าย ภ.ง.ด. ออนไลน์ มันยากแค่ไหนกันเชียว?

การออกแบบซอฟแวร์กับการยื่น ภ.ง.ด. ผ่านอินเตอร์เน็ต

ผมว่าใครทำงานฝ่ายบัญชีที่ต้องทำการยื่นภาษีผ่านอินเตอร์เน็ตน่าจะเคยเจอปัญหาเหมือนที่ผมกำลังจะเขียนนี้แทบทุกคนครับ หรือถ้าใครที่ไม่ใช่พนักงานบัญชี ผมอยากจะให้นึกภาพไปถึงคนทำบัญชีของบริษัทดูว่าน่าจะเป็นกลุ่มคนประเภทไหน บางบริษัทก็เป็นป้า บางบริษัทก็วัยรุ่นหน่อย แต่ละคนมีพื้นฐานการใช้คอมพิวเตอร์ต่างกัน แต่โดยรวมผมขอสรุปแบบรวบรัดไปเลยแล้วกันว่า ผู้ใช้งานส่วนใหญ่มีความรู้คอมพิวเตอร์ระดับพื้นฐาน ถึงระดับกลาง

ประเด็นที่ผมอยากจะเขียนคือ การยื่นภาษีออนไลน์เนี่ย ฟังดูเหมือนเป็นเรื่องที่ดีเลยใช่ไหมครับ ลดเวลาการเดินทาง ทำธุรกรรมผ่านทางออนไลน์ ไม่ต้องปริ้นเอกสารที่เป็น hard copy ไปยื่นที่สำนักงานสรรพากรแต่ละพื้นที่ แต่ถ้าใครที่กำลังอ่านอยู่แล้วเคยยื่น หรือกำลังจะยื่นภาษีออนไลน์ด้วยโปรแกรมที่สรรพากรจัดไว้ให้แล้วเนี่ย ต้องบอกเลยว่าการใช้งานมันช่างย้อนแย้งสวนทางกับ “ความง่าย” ที่เทคโนโลยีสามารถทำได้จริงๆ

ใครที่เปิดบริษัทเอง แล้วทำการซื้อสินค้า และบริการ ต้องทำการหัก​ ณ ที่จ่ายไว้ ผู้หักมีหน้าที่นำส่งรายการที่หักให้สรรพากรภายใน 7 วันหลังจากจ่ายเงิน (ตามหนังสือกฏหมาย) แต่โดยทั่วไปแล้ว คนทำบัญชีรู้กันว่าไม่เกินวันที่ 7 ของเดือน ซึ่งผมจะไม่พูดถึงในบทความนี้

ลองย้อนกลับไปที่ use case จริงๆ ของกระบวนการนี้ตั้งแต่ต้นกันก่อนนะครับ

• ถ้าอยากทำให้มันง่าย นำส่งหัก ณ ที่จ่ายได้ง่าย สะดวก ควรทำโปรแกรมแบบไหน?
• กลุ่มผู้ใช้งานโปรแกรมเป็นกลุ่มคนประเภทไหน อาชีพอะไร มีพื้นฐานคอมพิวเตอร์แค่ไหน?

ถ้าอยากให้นำส่งหัก ณ ที่จ่ายได้ง่าย โปรแกรมควรจะใช้งานได้ง่าย ตอบสนองทุกอย่างให้เร็วที่สุด ให้ผู้ใช้สามารถไปถึงจุดหมายปลายทางที่ต้องการได้เร็วที่สุด สั้นที่สุด เหมือนกับกลุ่มร้านค้าออนไลน์ หรือ e-commerce ทุกวันนี้ ที่ย่น process ในการซื้อให้สะดวก กระชับ และให้ผู้ใช้มีเวลาคิดไตร่ตรองได้สั้นที่สุด

กลุ่มผู้ใช้แน่นอนว่าส่วนใหญ่คือพนักงานบัญชี จะมีผู้ประกอบการที่ทำเองอยู่ไม่เท่าไหร่ แสดงว่ากลุ่มผู้ใช้ใน use case นี้เป็นกลุ่มเฉพาะ ซึ่งการทำโปรแกรมให้กับกลุ่มเฉพาะใช้นั้นง่ายกว่าการออกแบบโปรแกรมให้กับกลุ่มคนหลายกลุ่มใช้มาก ยกตัวอย่างเช่น เว็บไซต์ธนาคาร ที่ผู้คนมีหลากหลายแบบ หลายอาชีพ เป็นกลุ่มคนกว้างๆ ตรงข้ามกับโปรแกรมยื่นภาษีออนไลน์ดังที่กล่าวถึงนี้

อ่ะ ผมลองสมมติว่า เป็นป้าอายุ 40-50 ปีคนนึงมีหน้าที่นำส่งภาษีออนไลน์ให้กับบริษัท

ผมว่าทุกคนนึกภาพออกว่าทักษะการใช้งานคอมพิวเตอร์จะอยู่ที่ประมาณไหน (โดยอิงจากส่วนใหญ่) แต่ที่ผมอยากจะเขียนบอกเล่าให้ฟังเลยคือโปรแกรมการนำส่งภาษี หรือ ภ.ง.ด. ออนไลน์ที่ว่าเนี่ยใช้งานยากมาก ทั้งเรื่องของการติดตั้ง การตั้งค่าพื้นฐาน รวมไปถึงขั้นตอนที่เยอะจนน่าปวดหัว ขนาดผมทำงานเขียนโปรแกรม ตอนใช้งานแรกๆ ยังใช้เวลาอยู่เป็นชั่วโมง แล้วจะไปนับประสาอะไรกับป้าอายุ 40-50 หรือใครก็ตามที่พื้นฐานคอมพิวเตอร์ยังไม่ดีพอ สำหรับคนที่ไม่รู้ว่าใช้งานยากแค่ไหน หรือกำลังเจอปัญหาการใช้งานซอฟแวร์นี้อยู่ ผมจะลองเขียน flow การใช้งานให้อ่านกันตามนี้ครับ

หมายเหตุ: ซอฟแวร์นี้ไม่รองรับระบบปฏิบัติการ macOSX เวลาผมจะใช้ ต้องย้ายไปทำงานเครื่องสำรองแทน

ติดตั้งซอฟแวร์เพื่อ ยื่นภาษีออนไลน์ (ภ.ง.ด 3)

ผมเป็นคนจ่าย ภ.ง.ด. 3 ของบริษัท ฉะนั้นผมจะเขียนเล่าให้อ่านกันว่าผมเริ่มทำยังไงในตอนแรกตั้งแต่การติดตั้งมาเลยแล้วกัน เริ่มแรกให้ไปดาวน์โหลดตัวซอฟแวร์ที่เว็บไซต์ www.rd.go.th ก่อนครับ

คำถามแรกที่ต้องเจอแน่ๆ คือ โหลดอันไหน? ผมทำทุกอย่างให้มันไวเหมือนเราใช้สูตรโกงเกมส์กันเลยนะครับ โดยไม่อยากเสียเวลามานั่งเขียนจุกจิกอธิบายว่าอะไรมันไม่ makesence ยังไง ให้เลือก EXE ด้านซ้ายสองตัว โหลดลงมาติดตั้งได้เลย

สำหรับคนที่ติดตั้งโปรแกรมเสร็จแล้ว และหาไม่เจอว่าโปรแกรมที่ติดตั้งไปนั้นมันไปอยู่ที่ไหน ให้ลองมาที่ start menu แล้วหาแฟ้มที่ชื่อว่า Rdinet แล้วจะเจอแฟ้มซอฟแวร์ PND3 และ PND3_TRN ครับ ซึ่ง PND3 คือตัวที่บันทึกลงใบแนบใบหลัก ส่วน PND3_TRN คือตัวที่ใช้ช่วยสร้างไฟล์รูปแบบข้อมูล ให้ลองคลิกที่ PND3_TRN เพื่อสร้างไฟล์รูปแบบก่อนครับ

เมื่อคลิกแล้วจะเปิดโปรแกรมไม่ได้..

ตัวโปรแกรมจะแจ้งว่าไฟล์บางตัวยังไม่ได้ถูกติดตั้ง ให้เราทำการติดตั้งไฟล์เพิ่มเติมก่อน (อ้าว แล้วที่ติดตั้งโปรแกรมไปตอนแรกล่ะ) ซึ่งวิธีการทำให้โปรแกรมมันใช้งานได้คือต้องทำตามคู่มือดังในเว็บไซต์นี้ ผมขออนุญาติตัดมาส่วนนึงของคู่มือให้คุณผู้อ่านได้ทราบกัน

โอ้โห้ ป้าบัญชีน่าจะปวดหัวมึนตึ้บไปแล้ว 1 ดอก ทำไมผู้ใช้ทั่วไปถึงต้องมานั่งทำอะไรแบบนี้บน command line (จอดำๆ อย่างภาพด้านบน) กันด้วยนะ สมมุติว่าป้าทำเองได้แล้ว หรือเรียกใครมาช่วยก็ตาม ตอนนี้เราจะสามารถเปิดโปรแกรมถ่ายโอนข้อมูล ภ.ง.ด. 3 ได้แล้วครับ

ผมว่าช่องที่น่าสงสัยสำหรับหน้าจอนี้คือ “ช่องเลือกแฟ้มข้อมูล” นี่แหละ ช่องอื่นในด้านบนยังพอกรอกเองได้ เช่นเลขผู้เสียภาษีเลขอะไร รหัสสาขา เดือนที่ยื่น​ ฯลฯ แต่การเลือกแฟ้มนี่คือต้องเลือกอะไร? หาข้อมูลไปมา ก็ได้ความมาว่า ผู้ใช้อย่างเราๆ ต้องสร้างไฟล์ขึ้นมาหนึ่งไฟล์ก่อนครับ โดยเป็นไฟล์ข้อมูลธรรมดาเลย (.txt) แต่ต้องกรอกข้อมูลเช่นนี้

01|0010100010393|นาย|สุวัช|จ่ายเร็ว|9/999 หมู่ที่ 7 คอนโดอีสปาร์ค ตำบลนาเกลือ จังหวัดนนทบุรี 11120|30012561|ค่าจ้างทำของ|03.00|30000.00|900.00|1

คือผู้ใช้อย่างเราๆ ต้องกรอกข้อมูลคนที่ถูกหักเอาไว้ในแต่ละบรรทัด เช่นถ้าหักในเดือนนั้นไว้ 3 คน ก็ต้องเคาะ enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่แล้วกรอกข้อมูลแบบนี้ 3 ครั้ง โดยข้อมูลในแต่ละช่องก่อนตัวอักษร | (เรียกว่า pipe) จะต้องเรียงลำดับให้ถูกต้องเช่น ค่าที่ 1 แทนตำแหน่ง มีกี่คนที่หักไว้ก็ไล่ไปจาก 01.. ค่าที่ 2 เป็นรหัสผู้เสียภาษีของคนที่ถูกหัก ตามด้วยคำนำหน้า, ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู่, วันที่จ่าย, ประเภทของการจ่าย, ภาษีที่หัก, ยอดเงินที่หัก, ยอดภาษีที่หักไว้ ซึ่งต้องเป็นรูปแบบๆ นี้ ถึงจะนำไปใช้ในโปรแกรมนี้ได้

ประเด็นที่ยากจริงๆ คือการหาว่าแต่ละตำแหน่งต้องเขียนอะไร รูปแบบประเภทไหน (อย่างเช่นวันที่) ซึ่งข้อมูลคู่มือในการสร้างไฟล์ของสรรพากรมันกระจัดกระจายไปอยู่จนไม่รู้ว่าจะหาจากตรงไหน บางทีเจอคู่มือ 2 ที่ แต่ละที่เขียนไม่เหมือนกัน จนต้องมานั่งลองผิดลองถูกอยู่นานพอสมควร

เอาเป็นว่าเราสร้างไฟล์ได้ละ แล้วก็กดเลือกแฟ้มข้อมูลไปยังไฟล์ที่เราสร้างไว้แล้วถูกต้องเลยละกัน ขั้นตอนต่อไปคือ การบอกโปรแกรมว่าตำแหน่งของข้อมูลในไฟล์ .txt ที่เราสร้างขึ้นเมื่อสักครู่นั้น อะไรอยู่ตำแหน่งไหน (อ่านแล้วฟังดู makesense มั้ย?) ทำไมต้องมานั่งเขียนบอกโปรแกรมมันอีกรอบวะ ว่าตำแหน่งไหนคืออะไร คือถ้าระบุตัวเลขตำแหน่งผิดก็จะนำข้อมูลไปใช้ต่อไม่ได้ด้วยนะ แต่อย่าไปสนใจครับ ผมผ่านมาแล้ว ใครที่อยากทำให้มันจบๆ ก็พิมพ์ตัวเลขตามที่เห็นในรูปได้เลย

กดไปที่แท็บ “ตำแหน่งข้อมูล” ซึ่งต้องทำแบบเดียวกันกับแท็บแรก คือกรอกตำแหน่งตัวคั่นให้ถูกต้อง แต่หน้านี้จะดูเยอะกว่า พอใส่ไปเรื่อยๆ จะเกิดคำถามมากมายตามมาว่า แล้วทำไมต้องไปสร้างไฟล์ .txt ก่อน.. ทำในโปรแกรมซะทีเดียวแต่แรกก็จบ

เมื่อกรอกตัวเลข และเลือกตัวเลือกตามภาพครบแล้วให้คลิกที่โอนย้ายข้อมูล เพื่อเป็นการเลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึกไฟล์ที่ได้จากตัวโปรแกรมนี้ ซึ่งถ้าทุกอย่างเรียบร้อย เราจะได้ไฟล์ออกมาไฟล์นึงเป็นนามสกุล .txt ที่ข้างในเป็นภาษาต่างดาว จากนั้นให้ไปเปิดโปรแกรม PND3 ซึ่งเป็นตัวสร้างข้อมูลใบแนบ และใบหลักต่อครับ

อันนี้ง่ายหน่อย แค่เราใส่ข้อมูลที่ต้องการจะเสียภาษีช่องด้านบนเข้าไป แล้วเลือกแฟ้มข้อมูล .txt ภาษาต่างดาวที่ได้จากโปรแกรมโอนย้ายข้อมูลเมื่อสักครู่ จากนั้นกดปุ่ม ตกลง ตัวโปรแกรม PND3 นี้จะทำการใส่ข้อมูลในช่อง รวมยอดเงิน และภาษีที่ต้องเสียให้เอง

นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมถึงมาใช้โปรแกรม PND3 เลยไม่ได้ กล่าวคือต้องไปใช้ PND3_TRN ในการสร้างไฟล์ .txt ภาษาต่างดาวก่อน แล้วจึงค่อยเข้ามาเลือกแฟ้มข้อมูลในอีกโปรแกรมนึง ฟังดูเป็นการทำงานที่ซ้ำซ้อนพอสมควร (แล้วผู้ใช้แบบป้าจะไหวมั้ยเนี่ย)

ให้คลิกที่ปุ่มจัดเก็บ เราจะได้ไฟล์ .txt ภาษาต่างดาวมาอีกไฟล์นึง ซึ่งอันนี้จะใช้ในการอัพโหลดเอกสารขึ้นเว็บไซต์เพื่อยื่นชำระเงิน ให้เปิดเว็บไซต์ตาม ลิงค์นี้ จากนั้นคลิกที่ประเภทภาษีที่ต้องการยื่นออนไลน์ ตัวอย่างของผมเป็น ภ.ง.ด. 3

ต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วย username/password ที่ได้จากสรรพากรด้วยครับ ซึ่ง username/password นี้จะได้ก็ต่อเมื่อไปยื่นเอกสารขอเปิดใช้ยื่นเสียภาษีออนไลน์ ซึ่งแน่นอนว่าดอกนี้ต้องไปที่สรรพากรพื้นที่เพื่อยื่นเอกสารก่อน และหมายเหตุ: ต้องรอให้เป็นหลังวันที่ 1 ของแต่ละเดือนก่อนครับ ถึงจะทำการเข้าหน้ายื่นออนไลน์ได้ คือถ้าไม่ได้อยู่ในช่วงเวลาที่กำหนด เช่นวันนี้วันที่ 15 ก็จะเข้าหน้ายื่นออนไลน์ไม่ได้อะไรแบบนั้น

ให้เลื่อนลงมาล่างสุดของหน้าเว็บไซต์ จะเห็นปุ่ม Choose File ครับ ให้เราเลือกไฟล์ที่ได้จากโปรแกรม PND3 จากนั้นกดที่ปุ่ม Upload ใบแนบ รอสักครู่ตัวเว็บไซต์จะทำการดึงข้อมูลต้างดาวแปลงขึ้นมาใส่ลงฟอร์มบนหน้าเว็บไซต์ให้เราเอง

เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเสร็จเรียบร้อย ก็ให้คลิกที่ปุ่มตกลง เพื่อเข้าไปสู่หน้าเลือกวิธีการชำระเงิน ซึ่งขอชื่นชมว่ามีตัวเลือกในการชำระเงินที่หลากหลาย ทำให้ผู้ใช้มีทางเลือกในการจ่ายมากขึ้น ถือเป็นประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดีในจุดนี้

เมื่อชำระเงินเสร็จแล้ว เราจะสามารถดาวน์โหลด หรือพิมพ์ใบหน้าที่มีรหัสทำรายการผ่านระบบออนไลน์ได้ พอมาถึงตรงนี้ ผมเริ่มคิดว่าการทำงานบนเว็บไซต์ดูพอจะเข้าใจได้ง่าย (ถ้าหากไม่รวมว่าลิงค์ในการชำระเงินนั้นหายาก) แต่การทำรายการแต่ละกระบวนการด้วยตัวเองของผู้ใช้บนคอมพิวเตอร์นั้นยังเข้าใจได้ยาก วิธีและขั้นตอนเยอะ ซับซ้อน ไม่เหมาะกับผู้ใช้ทั่วไป

ทั้งที่ความเป็นจริง สามารถย่นขั้นตอนให้ลดลงจากการกรอกตามรูปแบบในไฟล์ (เพื่อลดความผิดพลาด) หรือการใช้งานโปรแกรมแค่โปรแกรมเดียวในการบันทึก และส่งออกไฟล์ หรือจะให้ดีที่สุดคือให้ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลได้ผ่านเว็บไซต์ได้เลย (ซึ่งผู้ใช้งาน macOSX จะสามารถใช้งานได้ด้วย) และไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม พบเจอปัญหาจุกจิกให้มากมาย

ยิ่งมีขั้นตอนมากขึ้นเท่าไหร่ ก็จะมีปัญหามากขึ้นตามไปด้วยเท่านั้น หากเข้าใจกลุ่มผู้ใช้ และต้องการโฟกัสไปที่ความพึงพอใจในด้านการใช้งานจริงๆ มากกว่าคิดแค่ว่า “เอาให้มันทำงานได้” ผมว่าจะมีคนเขียนชม และอาจจะมีผู้ส่งภาษีออนไลน์เพิ่มขึ้นอีกมาก